Orpheus - Planungssystem

Planungssystem für das Künstlerische Betriebsbüro bei Oper, Theater, Schauspiel

Die wesentliche Aufgabe des künstlerischen Betriebsbüros (KBB) besteht darin, die langfristigen Spielpläne bis zu Jahre im Voraus zu erstellen und mit den geeigneten Künstlern zu besetzen. Darauf basierend werden die Tages-, Wochen- und Monatspläne sowohl für die Aufführung wie auch für die Proben erstellt.

Eine weitere Schlüsselaufgabe ist die kurzfristige Umbesetzung von Künstlern. Dies muss im Krankheitsfall spontan, also innerhalb von Stunden erfolgen, da sonst ein Ausfall der Vorstellung droht. Hierzu benötigt man effiziente Werkzeuge, die sämtliche Informationen auf Knopfdruck bereitstellen, um all diese Aufgaben im Betriebsbüro schnell und zielgerichtet erfüllen zu können. Orpheus ist das Planungssystem, das die gesamten Arbeitsabläufe des künstlerischen Betriebsbüros abbildet.

Zentrales Modul in Orpheus ist die Funktion zur Besetzung der Rollen mit den Künstlern. Bei 350 Vorstellungen mit 53 verschiedenen Produktionen, 7 Neuinszenierungen, 3.200 zu besetzenden Rollen und mehr als 3.000 zu verwaltenden Adressen pro Spielzeit wird deutlich, welche Menge an Daten das KBB, hier am Beispiel der Bayerischen Staatsoper, koordinieren und verwalten muss.

Dazu wurde die Besetzungsfunktion in Form einer Matrix abgebildet, wodurch dem Bearbeiter und verantwortlichen Mitarbeitern ein schneller Überblick über die Besetzungen je Vorstellung und deren Status vermittelt werden. Zusätzlich stehen Prüffunktionen zur Verfügung, die auf offene Besetzungen automatisch hinweisen.

Abb. 1: Besetzungsfunktion in Matrixform

Eine extrem wichtige Funktionalität bei kurzfristigen Umbesetzungen ist das schnelle Finden von Künstlern, die diese Rollen übernehmen können. Zuerst kommen hier natürlich Künstler in Frage, die bereits unter Vertrag sind oder waren. Jedoch kommen bei derartigen Notfällen auch Künstler von anderen Häusern in Frage. Hierzu verfügt Orpheus über eine umfangreiche Datenbank, die Informationen zu Künstlern und gespielten Rollen mit entsprechenden Suchfunktionen enthält.

Für interne Werke und Inszenierungen werden diese Informationen automatisch in das System eingepflegt, für andere Häuser können sie manuell eingepflegt werden. Diese Informationen schnell bereitzustellen ist gerade bei kurzfristig, oft innerhalb von Stunden notwendigen Umbesetzungen äußerst wertvoll, spart kostbare Zeit und verhindert unter Umständen den Ausfall der Vorstellung.

Orpheus stellt folgende Funktionsmodule bereit:

Verwaltung und Pflege von Werken, Partien und Inszenierungen
Planung und Erstellung der Spielpläne, Proben, Vorstellungen, etc.
Planung und Durchführung der Besetzungen
Prüffunktionen für unbesetzte Rollen und Doppelbesetzungen
Verwaltung der Künstler, Agenturen, Firmen, Behörden und Mitarbeiter
Adressmanagement
Archiv mit Suchfunktionen zu Künstlern und ihren gespielten Werken / Inszenierungen / Rollen
Erstellung der Tages-, Wochen- und Monatspläne
Vertragsmanagement und Schnittstelle zu Dokumentenverwaltungssystemen
Umfangreiche Reportingfunktionen mit Schnittstellen zu WinWord und Excel
Archivfunktion für vergangene Inszenierungen
Benutzerverwaltung mit konfigurierbaren Rollen und Rechten
Kostenmodul für Produktionen

Orpheus wurde in enger Zusammenarbeit mit der Bayerischen Staatsoper entwickelt und ist dort seit September 2004 erfolgreich im Einsatz. Orpheus ist als 3-Tier-Architektur in Java entwickelt und verwendet als Datenbank das Open Source Produkt MySQL, das frei verfügbar ist. Für Fragen oder weitere Informationen zum Orpheus Dispositionssystem stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung - Kontakt.

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